Матрица Эйзенхауэра: как расставить приоритеты — пример рабочих задач
Клиент ждёт макет, портфолио давно пора обновить, в сообщениях появились новые просьбы. Если брать дела только по порядку поступления, важная работа может остаться на потом. Матрица Эйзенхауэра помогает сравнить задачи по двум признакам: важности и срочности. Разберём заполненный пример для дизайнера и соберём такую схему в WorkHub.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Это таблица из четырёх областей, куда распределяют дела по сочетанию важности и срочности. Важность означает вклад в выбранный результат или существенные последствия невыполнения. Срочность — необходимость действовать скоро из-за срока или меняющихся обстоятельств. Такое разделение лежит и в основе Time Matrix в материале FranklinCovey «Manage Your Time and Energy Effectively». Наш пример ниже показывает, как применить эти вопросы к обычной рабочей неделе.
Перед распределением спросите себя: «Какому результату помогает это дело?» и «Что произойдёт, если сделать его позже?». Сообщение с пометкой «срочно» ещё не отвечает на первый вопрос. А отсутствие ближайшего срока не делает задачу бесполезной: портфолио может быть нужно для следующего этапа работы, хотя сегодня его никто не требует.
Пример матрицы: восемь дел дизайнера
У дизайнера два текущих ориентира: сдать согласованный макет сегодня и подготовить материалы для портфолио. Стандартные фотографии пока нужны только для необязательной подборки, а не для сегодняшней сдачи. При таких условиях дела можно распределить следующим образом.
1. Важно и срочно — выполнить в первую очередь
«Исправить макет перед сдачей» и «Проверить итоговый файл сегодня». Они влияют на обещанный результат, а задержка сорвёт договорённость. Сначала закончите исправления, затем проверьте файл перед отправкой. Если срочных дел несколько, учитывайте последствия и зависимости между ними, а не только громкость напоминаний.
2. Важно, не срочно — запланировать
«Подготовить кейс портфолио» и «Разобрать обратную связь». Кейс помогает показать опыт, а разбор замечаний — учесть их в следующих работах. Сегодня эти дела могут подождать, но без выделенного времени будут откладываться бесконечно. Вместо общего «заняться портфолио» выберите небольшой шаг: подготовить структуру одного кейса.
3. Срочно, не важно — упростить или согласовать
«Запросить стандартные фотографии» и «Уточнить время короткого созвона». В нашем примере на эти организационные вопросы просят ответить сегодня, но они мало влияют на главные результаты недели. Отправьте один понятный список материалов и предложите конкретное время. Делегирование возможно, если есть подходящий исполнитель; работающему одному полезнее сократить действие или договориться о другом сроке.
Эта оценка зависит от ситуации. Если без фотографий нельзя закончить согласованный макет, их получение становится важным, а при близкой сдаче — ещё и срочным. Не распределяйте все письма, созвоны или запросы материалов в одну область только по названию действия.
4. Не важно, не срочно — убрать из рабочего плана
«Перебирать декоративные варианты» и «Читать ленту без рабочей задачи». Здесь речь о вариантах, которые уже не улучшают согласованный результат, и просмотре без конкретной цели. Отложите их, чтобы освободить внимание. Отдых при этом не обязан оправдываться рабочей пользой: предусмотренный перерыв — отдельная потребность, а не автоматически «неважное дело».
Реальный интерфейс WorkHub с демонстрационным примером. Четыре прямоугольника и подписи образуют обычную визуальную схему; все восемь дел разобраны выше, поэтому читать мелкий текст на скриншоте необязательно.
Как собрать матрицу в WorkHub вручную
- Создайте проект для своих рабочих дел и добавьте в него визуальную доску. Назовите её «Матрица — приоритеты недели».
- На панели инструментов выберите прямоугольник и нарисуйте четыре области: две сверху и две снизу. Инструментом текста добавьте названия сочетаний важности и срочности.
- Впишите дела в подходящие области. Для начала достаточно небольшого списка, который реально приходится выбирать сейчас. Уточните названия, если непонятно, какое действие требуется.
- Проверьте распределение по своим целям и срокам. Если обстоятельства поменялись, переместите текст в другую область. После сохранения откройте доску снова, чтобы вернуться к выбранным приоритетам.
Как перейти от приоритетов к выполнению
Из матрицы выберем три конкретных действия: исправить макет перед сдачей, подготовить структуру кейса портфолио и запросить фотографии одним сообщением. Создадим их вручную на отдельной доске задач. Исправление уже находится в «В работе», два следующих действия — в «Выбрано». Проверка итогового файла остаётся обязательным шагом перед отправкой макета; остальные дела можно выбрать позже.
На скриншоте — отдельные карточки задач. Карточки добавляются отдельно: текст на визуальной доске сам в задачи не превращается.
Матрица отвечает на вопрос «что сейчас важнее», а колонки задач показывают, что запланировано, выполняется и закончено. Как вести работу по этим состояниям, разбираем в статье о канбан-доске для проекта. Не нужно превращать четыре области приоритетов в обязательный маршрут каждой карточки.
Когда пересматривать матрицу
Возвращайтесь к ней при изменении срока, появлении существенной просьбы или выборе следующей работы. Удаляйте завершённое и неактуальное, уточняйте новые условия. Матрица не оценивает длительность: две важные задачи могут не поместиться в оставшийся час. Перед началом отдельно проверьте доступное время, нужные материалы и зависимости.