Личная база знаний: как организовать заметки, ссылки и материалы
Полезная статья осталась в закладках, решение по макету — в переписке, а список вопросов заказчику приходится составлять заново. Личная база знаний помогает сохранять такие материалы так, чтобы к ним можно было вернуться для конкретной работы. Начать можно с нескольких заметок: покажем небольшой пример дизайнера в WorkHub.
Что такое личная база знаний
Это ваша подборка заметок, источников и выводов, которыми вы пользуетесь повторно. Важен не объём коллекции, а возможность найти нужное и понять, зачем оно сохранено. Например, ссылка на статью о читаемости становится полезнее, если рядом записано, что проверить в следующем макете.
Список задач отвечает на вопрос «что сделать», а база знаний — «что мне поможет это сделать». Карточку «Подготовить первый экран» можно завершить. Памятку по проверке текста стоит сохранить для следующих проектов. Закладки при этом остаются источниками: ваши пояснения добавляют к ним рабочий контекст.
Что сохранять в первую очередь
Возьмите материалы, которые уже понадобились или скоро пригодятся: повторяющиеся вопросы, полезный разбор, собственное решение сложной задачи. Перед сохранением допишите одну фразу: «Использую это, когда…». Если ответа пока нет, необязательно подробно оформлять находку и включать её в рабочую подборку.
Пример: три заметки в базе знаний дизайнера
В демонстрационном проекте WorkHub материалы лежат рядом обычными именованными заметками. Для начала достаточно трёх содержательных записей и короткой заметки «База знаний — карта материалов». Она поясняет, для чего нужен каждый материал, и помогает быстро выбрать подходящий.
- «Типографика — проверка читаемости»: собственные проверки текста интерфейса и ссылка на источник о контрасте. Открыть перед показом лендинга.
- «Заказчик — вопросы перед стартом»: какую задачу решает первый экран, кто согласует макет, какие материалы готовы и что считать завершением этапа. Использовать перед новым проектом.
- «Встреча — решения по макету»: согласованные изменения, следующие действия и открытые вопросы. Вернуться перед очередным просмотром, чтобы не потерять основания прошлых решений.
Реальный интерфейс WorkHub с учебной подборкой. В этом примере используются заметки: карта материалов — обычный текстовый обзор, а названия записей видны слева в проекте.
Как оформить полезную заметку
Заметку «Типографика — проверка читаемости» начнём с контекста: готовим первый экран лендинга. Затем запишем собственную памятку: один главный заголовок, короткие абзацы, понятные и заметные названия кнопок. Следующая строка — конкретная проверка: открыть макет в узком окне и попробовать прочитать основной текст без увеличения.
Для вопроса контраста в заметке сохранён источник W3C — Understanding Contrast (Minimum). Ссылка относится именно к контрасту. Советы по заголовку, абзацам и способу просмотра — рабочие наблюдения автора нашего примера. Полезно явно разделять чужую рекомендацию и собственный вывод, чтобы позднее не приписать источнику то, чего в нём нет.
В конце заметки записано, где применить материал: перед следующим показом лендинга заказчику. Эта короткая строка связывает сохранённое знание с реальной работой.
Для своих материалов можно повторять простую структуру: «Контекст», «Что узнал», «Мой вывод», «Источник», «Где применю». Необязательно заполнять все поля каждый раз. Для собственного решения вместо внешнего источника укажите, в каком проекте и при каких условиях оно сработало.
Как создать свою базу знаний в WorkHub
- Создайте проект для материалов или используйте проект текущей работы, если заметки относятся к нему. Добавьте первую заметку с вопросом, к которому уже приходится возвращаться.
- Дайте ей название с темой и назначением: «Типографика — проверка читаемости» понятнее, чем «Полезное» или «Заметка 3».
- Запишите несколько полезных пунктов, добавьте источник при необходимости и поясните применение. Создавайте следующий материал, когда для него есть содержание.
- Добавьте короткую карту материалов: перечислите названия заметок и ситуации, в которых они нужны. Обновляйте этот обзор, когда состав подборки меняется.
Как найти сохранённое спустя время
В WorkHub используйте поиск слева по названиям элементов. В нашем примере запрос «Типографика» оставляет соответствующую заметку в дереве; её можно открыть и вернуться к проверкам. Поэтому ключевое слово, которое вы вспомните позже, стоит включить в название. Такой способ не требует вспоминать точную фразу внутри текста.
Перед новым показом макета найдите памятку, выполните проверки и допишите наблюдение, если обнаружили что-то полезное. Решения конкретной встречи храните с контекстом и датой. Как оформить такую запись, показано в статье «Протокол рабочей встречи: образец, решения и задачи».
Что делать с устаревшими материалами
Когда возвращаетесь к заметке, проверяйте, подходит ли она текущей задаче. Если рекомендация изменилась, уточните текст и дату проверки. Исторически важное решение можно оставить с пометкой «для проекта такого-то», чтобы не принять его за общее правило. Дубли объединяйте по смыслу; ненужную ссылку необязательно сохранять только потому, что когда-то потратили время на чтение.
Начните с трёх материалов и попробуйте воспользоваться хотя бы одним в ближайшей работе. Это покажет, какие названия понятны, где не хватает пояснения и что действительно стоит пополнять. Структуру проще уточнять по опыту использования, чем заранее заполнять десятки пустых разделов.